В августе 2024 года завершится переходный период, в течение которого юридические лица могли заверять документы с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП) без сопровождения машиночитаемой доверенности. Это обновление законодательства имеет значимое значение для всех, кто активно использует электронный документооборот (ЭДО).
Согласно новым правилам, с 1 сентября 2024 года документы от имени юридического лица смогут подписывать только сотрудники, обладающие собственной квалифицированной электронной подписью и имеющие оформленную машиночитаемую доверенность. Например, если ранее документ, подписанный сотрудником на основании доверенности, выданной до 31 августа 2023 года, мог заверяться простой КЭП, то теперь эта практика станет невозможной.
Это изменение в законодательстве влечет за собой важные последствия для бизнеса. Компании должны оперативно позаботиться о получении машиночитаемых доверенностей для всех сотрудников, занимающихся подписанием документов в системе ЭДО. Необходимость проактивно реагировать на эти изменения становится особенно актуальной, чтобы избежать возможных юридических рисков и проблем с документооборотом в будущем.
Таким образом, настоятельно рекомендуем предприятиям не откладывать на потом оформление необходимых документов и уделить внимание обучению персонала для обеспечения плавного перехода на новые правила работы с электронной подписью. Только так можно будет гарантировать бесперебойную работу в условиях законодательных изменений и сохранить доверие партнеров и клиентов.
Если у вас остаются вопросы по новым алгоритмам работы с ЭЦП, то обязательно проконсультируйтесь с юристом. Это позволит избежать проблем в будущем, ведь законодательство в сфере электронных подписей достаточно сложное и тонкое.
Законодательное регулирование электронной подписи
Согласно обновленным нормам, удостоверяющие центры ФНС и их доверенные лица теперь выдают сертификаты реквизитам, необходимым для подписания документов, как руководителям организаций, так и индивидуальным предпринимателям. Это нововведение направлено на упрощение и ускорение процесса получения сертификатов, что, безусловно, будет способствовать более эффективному документообороту.
Сотрудники компаний, выступающие в качестве подписантов при взаимодействии с контролирующими органами, теперь обязаны использовать сертификаты физического лица. Это изменение обусловлено стремлением к обеспечению большей прозрачности и контроля со стороны государственных структур. Для подписания внутренних рабочих документов, в свою очередь, применяются машиночитаемые доверенности, что обеспечивает надежность и удобство в процессе документооборота.
Важно отметить, что сертификаты, выданные для юридических лиц, которые были назначены сотрудникам, будут действительны лишь до 31 августа 2024 года. После этой даты, документы, подписанные такими сертификатами, окажутся без юридической силы. Это означает, что для продолжения законного подписания документов от имени своей организации работникам будет необходимо получить сертификат физического лица, который должен сопровождаться машиночитаемой доверенностью, предоставленной руководителем.
С 1 сентября 2023 года сотрудники могут оформлять только сертификаты физических лиц. Сертификаты, выданные работникам до этого срока, будут действовать в пределах своего установленного срока, но не дольше 31 августа 2024 года. Следует также отметить, что сертификаты сотрудников по-прежнему могут быть использованы для входа в систему Экстерн, при условии, что они были заранее привязаны к аккаунту.
Ключевым отличием сертификатов физических лиц от сертификатов сотрудников является то, что последние содержат информацию об организации, в то время как личные сертификаты включают только данные индивидуального владельца. Это предоставляет возможность физическому лицу использовать один и тот же сертификат для работы в нескольких организациях одновременно. Кроме того, при увольнении сотрудника, сертификат физического лица остается за ним, и организация не имеет права его отзывать, что подчеркивает защиту прав работников и их свободу выбора в использовании электронных подписей.
Таким образом, актуализация норм, касающихся электронных подписей, ставит перед юридическими и предпринимательскими структурами новые задачи в сфере обеспечения юридической силы подписанных документов и эффективного документооборота.
При подаче отчетности от имени уполномоченного представителя, крайне важно оформить документ с использованием сертификата, удостоверяющего его полномочия. Этот процесс не ограничивается только штатными сотрудниками компании — к роли ответственного представителя могут привлекаться и внешние специалисты, что предоставляет дополнительную гибкость в управлении документооборотом.
Сертификат, который подписывает уполномоченный сотрудник, содержит важную информацию о юридическом лице, а также персональные данные владельца — физического лица, что делает его незаменимым атрибутом при осуществлении юридических действий.
Согласно действующему законодательству, документы, подписанные с использованием действующего сертификата сотрудника, сохраняют свою юридическую силу только в том случае, если подпись была предоставлена до 31 августа 2024 года. Это создает определенные временные рамки для компаний, рассматривающих возможность перехода на новые стандарты работы.
Организации и их сотрудники имеют возможность уже сейчас принять решение о переходе на новый формат управления, или же продолжать функционировать с использованием сертификатов сотрудников до их истечения. Это оставляет простор для стратегического планирования и оценки текущих потребностей бизнеса.
Для работы с несколькими организациями достаточно оформленного единого сертификата физического лица. Нет необходимости получать отдельный сертификат для каждой компании, что могло бы привести к ненужной путанице при подписании и интерпретации отчетности — все сертификаты будут различаться лишь датой их выдачи. К тому же, чтобы избежать каких-либо недоразумений, каждому директору стоит оформить для своих сотрудников машиночитаемую доверенность, что обеспечит четкость и легитимность всех действий, связанных с подписанием документов.