Раньше специальных разъяснений для дистанционного формата занятости не существовало, что порождало неоднозначные толкования и угрозу дополнительных начислений со стороны контролирующих органов. С началом июля эта правовая лакуна закрыта, и подход к взносам на травматизм стал единым с другими страховыми отчислениями и подоходным налогом. Разбираемся в новых лимитах и механизме расчетов.
Какие изменения произошли с 1 июля
До первого июля текущего года компенсации за эксплуатацию личной или арендованной оргтехники, софта и средств информационной безопасности облагались взносами на травматизм в общем порядке. Для дистанционщиков исключений не делали, хотя в отношении других страховых взносов и НДФЛ льготы уже работали.
Теперь ситуация иная. Соответствующие выплаты исключены из базы для расчета взносов на травматизм. Льгота действует в двух форматах: в объеме подтвержденных документально трат либо в сумме, не превышающей 35 рублей за каждый день дистанционной работы, если бумаг, обосновывающих расходы, нет. Но есть важное условие — порядок начисления и конкретные суммы должны быть прописаны в трудовом контракте, локальном положении или коллективном договоре.
Если же работодатель платит компенсацию без документов, да ещё и сверх установленного норматива, с разницы придется удержать НДФЛ и начислить все виды страховых взносов.
Почему раньше возникали спорные ситуации
До принятия поправок отраслевое законодательство не давало четкого ответа на вопрос о дистанционных сотрудниках. Ситуация оставалась дискуссионной. Для основной массы страховых взносов, которые администрирует налоговая, освобождение компенсаций уже работало. А вот взносы на травматизм, находящиеся в ведении Социального фонда, такой льготы не имели. Возникала коллизия: одни и те же выплаты трактовались по-разному в зависимости от вида страхования.
На практике освобождение от взносов на травматизм применялось только к тем расходам, которые были документально зафиксированы, и то на основе общей нормы. Но единства подходов не было, и предприятия рисковали получить претензии при выездных проверках. Новый порядок эту несправедливость ликвидировал.
Как правильно оформить выплаты
Чтобы не столкнуться с доначислениями, важно грамотно документально оформить компенсацию. Льгота действует при соблюдении трех условий: порядок и сумма компенсации закреплены в договоре или внутреннем документе, сотрудник действительно использует свою технику для выполнения служебных задач, размер выплаты не выходит за установленные границы.
Если работник приносит чеки или иные платежные документы, подтверждающие траты на связь, интернет или электроэнергию, компенсация освобождается полностью. Если же документов нет — можно установить фиксированную сумму, но не более 35 рублей в день. К примеру, за 20 отработанных дней максимальная необлагаемая сумма составит 700 рублей.
Когда документов нет, а выплата превышает норматив, с превышения нужно начислить взносы по вашему тарифу.
Прочие нововведения, вступившие в силу с 1 июля
Обновления коснулись не только порядка компенсаций для дистанционных работников. С первого июля введено ограничение: общий размер пеней, начисленных на просрочку по взносам на травматизм, не может превышать сумму самой задолженности. Прежде подобного барьера не существовало, и при затянувшейся просрочке штрафные санкции порой оказывались выше основного долга.
Кроме того, снята обязанность извещать Социальный фонд о том, что создается или ликвидируется обособленное подразделение, располагающее банковским счетом и производящее выплаты работникам. Для сумм недоимки, не достигающих 500 рублей, установлен отдельный порядок: уведомление о необходимости уплаты отправляется в течение трех месяцев после завершения расчетного периода, а не в стандартные сроки.
Нововведения, которые начнут действовать с сентября
С первого месяца осени у страхователей появляется дополнительная обязанность: сообщать в Социальный фонд, содержит ли гражданско-правовой договор пункт об уплате взносов на травматизм. Благодаря этому фонд будет располагать информацией о наличии такого условия не только при изучении текста договора во время проверок, но и на основании регулярно поступающей отчетности.
Одновременно с сентября упрощается процедура для индивидуальных предпринимателей. Если ИП заключает договор ГПХ с условием перечисления взносов на травматизм, его регистрация в фонде будет происходить автоматически — на основе данных из отчетности и сведений Единого государственного реестра. Подавать отдельное заявление больше не потребуется.
Рекомендации для работодателей
Проверьте, прописан ли механизм выплаты компенсаций дистанционным сотрудникам в трудовых соглашениях или внутренних регламентах компании. Примите решение, по какому пути пойдете: возмещать затраты по предъявленным документам или устанавливать фиксированную сумму в пределах 35 рублей за день. Во втором случае обязательно закрепите это положение в локальном нормативном акте. Настройте учет таких выплат в используемом программном обеспечении, чтобы отчисления производились автоматически и без ошибок.
С первого июля 2026 года компенсации удалённым работникам за использование личной техники освобождены от взносов на травматизм, но только если соблюдаются установленные лимиты. Это изменение унифицировало подходы ко всем видам страховых отчислений и ликвидировало почву для разночтений. Работодателям стоит пересмотреть внутренние документы и отладить учёт — такая подготовка поможет избежать вопросов со стороны проверяющих органов. Остались вопросы? Обязательно обратитесь за квалифицированной юридической помощью.
