Однако, для начала стоит разобраться, что входит в функции аутсорсинговой компании, кто несет ответственность за неточности и ошибки в бухгалтерском учете и кто после будет покрывать расходы.
Перечень функций бухгалтера на аутсорсинге
Систематизация первичного бухгалтерского документооборота
Первичный документооборот включает в себя выписки из банков, квитанции, ордера, акты выполненных работ, платежные поручения и т.д. Документы важно хранить правильно, и это одна из главных функций бухгалтерского аутсорсинга.
Анализ и автоматизация проверки финансовой информации
Главная цель аутсорсера – максимально автоматизировать регистры. Это позволит избежать проблем в дальнейшем. Для автоматизации применяются специальные компьютерные программы. Каждый отчет должен обновляться по мере изменений в законодательстве.
Осуществление контроля за работой бухгалтерской команды
Аутсорсинговая компания сама следит за выполнением обязанностей сотрудниками.
Защита информации
Аутсорсеры берут на себя обязательство о неразглашении информации при приеме данных о финансовом положении от компании-заказчика. Кроме клиента, истребовать документацию могут только сотрудники ФНС и правоохранительных органов.
Заполнение отчета и отправка документов в ФНС
Компания-клиент может избежать претензий от налоговой службы, если передаст данную функцию аутсорсинговой компании. Главное, она сама не должна стать причиной задержки отправки документов.
Кто несет ответственность за бухучет
В первую очередь, за бухгалтерский учет отвечает глава компании. Только потом контроль ложится на плечи финансового директора и бухгалтерской компании, которой переданы функции по ведению учета.
Здесь возникает вопрос, а можно ли переложить всю ответственность на бухгалтера-аутсорсера? Скорее, нет, потому что есть перечень обязанностей, за выполнение которых ответственность ложится на организацию, а именно:
- Правильно регламентированный учет налогов.
- Перечисление налогов согласно срокам. Так, за несвоевременную уплату налогов и сборов и накопление долга предусмотрена административная ответственность. При накоплении очень крупной суммы долга виновному лицу грозит уголовная ответственность. В данном случае отвечать придется не только руководителю, но и другим лицам. Аутсорсинговая компания не несет ответственности за неуплату налогов клиентом.
- Обеспечение надлежащего хранения документов. Пакеты документов могут храниться как в офисе компании, так и в офисе аутсорсинговой компании. Возможно хранение в архивной организации. Во всех случаях ответственность за сохранность документации несет компания.
В чем заключается ответственность бухгалтера на аутсорсинге
Существует несколько случаев, в которых бухгалтер из аутсорсинговой компании несет ответственность:
- Потеря документации или нарушение ее целостности по причине неправильного архивирования.
- Срыв сроков сдачи отчета.
- Некорректное исчисление налогов.
В то же время данная ответственность может быть ограничена в тех случаях, если ошибки были допущены по вине компании-клиента. Бухгалтер на аутсорсинге не несет ответственность в следующих случаях:
- Компания предоставила подложные документы.
- Компания предоставила не все первичные документы.
- Несмотря на своевременность информирования, клиент сорвал сроки перечисления налогов.
Может ли аутсорсинговая компания отказаться от несения ответственности
Солидная бухгалтерская фирма дорожит своей репутации и, в случае ошибок, которые привели к штрафным санкциям в отношении клиента, она компенсирует недостатки.
Однако, бывают ситуации, когда бухгалтер на аутсорсинге отказывается нести ответственность. В данном случае можно попробовать взыскать материальные убытки через суд.
Чтобы избежать неприятностей, важно еще до начала сотрудничества изучить информацию о бухгалтерской компании, а именно:
- Какими способами фирма может возместить ущерб, который был причинен действиями сотрудников.
- Есть ли полис страхования, его срок, какие риски включает.
- Сумма страхового покрытия.
Таким образом, ответственность может возлагаться не только на компанию-клиента, но и на саму аутсорсинговую фирму, в частности, на бухгалтера.